Déménagement de bureau organisé et facile: Les 7 conseils

Et si vous êtes la personne qui coordonne les efforts, cela peut être extrêmement stressant. Au cours de ma carrière, j’ai organisé plusieurs déménagements de bureaux. J’ai aussi travaillé avec plusieurs assistants talentueux qui ont fait apparaître les déménagements de bureau. . . même s’ils ne l’étaient pas. Comment simplifier les procédures administratives avant le déménagement? Ces expériences m’ont permis d’apprendre une ou deux choses sur la façon de réussir.

Voici quelques uns de mes conseils préférés pour rendre le processus aussi organisé et sans tracas que possible ! Utilisez vos compétences en matière de gestion de projet. Les administrateurs sont souvent responsables de la coordination du déménagement d’un bureau. Comment simplifier les procédures administratives avant le déménagement ? Si vous vous trouvez dans cette situation, traitez le déménagement comme n’importe quel autre grand projet : élaborez un plan, identifiez les résultats, suivez les progrès et faites régulièrement le point. Veillez à conserver tous les détails au même endroit avec un outil de gestion de projet, les tâches Outlook, les carnets numériques ou les feuilles de calcul et les documents dans un dossier à trois anneaux. Les classeurs Avery et les séparateurs à onglets sont parfaits pour organiser vos plans et vos documents pendant votre déménagement.

Déménagement des bureaux

Il peut également être utile de coder par couleur vos boîtes et étiquettes en fonction de leur contenu. Utilisez des couleurs différentes pour les disques, les consommables, les composants informatiques, etc. Comment simplifier les procédures administratives avant le déménagement ? Si vous coordonnez un déménagement important, vous pouvez utiliser un code par service. Par exemple, une couleur pour la comptabilité, une couleur pour le service clientèle, une couleur pour le droit. 

Le codage couleur aide

Comprenez la logistique de ces journées mouvementées. Si vous n’êtes pas au premier étage de votre immeuble, vous verrez si vous pouvez réserver un ascenseur (ou un ascenseur de charge) pour le jour du déménagement. Comment simplifier les procédures administratives avant le déménagement? Déterminez où les camions et les véhicules peuvent se garer légalement. Ils peuvent également informer les bureaux voisins du déménagement pour qu’ils sachent que les gens font du bruit dans les couloirs. 

Logistique des déménagements de bureaux

Accueillez votre équipe «à la maison. » Après un déménagement stressant, il est agréable de trouver un cadeau d’inauguration. La société de Penny a donné à ses employés des tasses de café ou des jarres d’eau avec des friandises ainsi qu’un panneau portant l’inscription  » Bienvenue dans votre nouvelle maison  » sur chaque bureau. Comment simplifier les procédures administratives avant le déménagement? Les bons-cadeaux pour un restaurant ou un café ou un déjeuner ou petit-déjeuner à l’échelle du bureau sont également de bonnes options.

Dossier avec onglets

Gardez tout le monde au courant. Que vous déménagiez ce mois-ci ou l’année prochaine, vous devrez établir un calendrier réaliste et le communiquer à tous dans votre bureau. Comment simplifier les procédures administratives avant le déménagement? Mon ami a partagé ce conseil: «Envoyez un rapport hebdomadaire au groupe pour que tout le monde soit au courant de la compilation. Nous avons envoyé le nôtre vendredi après-midi et compté la semaine, en ajoutant des photos pour que tout le monde puisse voir les progrès réalisés. De cette façon, nous pourrions poser moins de questions ».

Une autre façon de communiquer les dates, les tâches et les progrès est de créer un carnet OneNote partagé. OneNote est un endroit idéal pour enregistrer des listes de contrôle mobiles, des informations et des photos! Comment simplifier les procédures administratives avant le déménagement? Prendre beaucoup de photos. Prenez des photos de chaque étape du déménagement afin que vous puissiez suivre et partager les progrès et avoir des photos auxquelles vous pourrez faire référence plus tard. Et lorsque le déménagement est terminé, vous pouvez également inclure ces photos dans votre portefeuille professionnel.

Débarrassez-vous du désordre. Un déménagement est un bon moment pour éliminer toutes les ordures de votre bureau ou de votre espace de travail ainsi que tous les objets non utilisés dans le bureau. ( Cette plante fausse dans les toilettes, qui collecte la poussière, pourrait être un candidat principal). Comment simplifier les procédures administratives avant le déménagement? Lorsque vous faites vos valises, réfléchissez à la fonctionnalité de chaque article avant de le mettre dans une boîte. Si ça ne sert à rien, jetez-le! Prenez le temps de classer tous les documents importants et de créer des dossiers de projet / de référence pendant que vous trier le «panier de papier» sur votre bureau.

Vous pouvez également utiliser les onglets Ultra pour catégoriser ou marquer rapidement différents documents afin de les organiser plus tard. Comment simplifier les procédures administratives avant le déménagement? Il est également recommandé de commander des bacs de broyage supplémentaires pour les semaines précédant le déménagement et de rappeler aux employés les directives relatives à la conservation des documents de l’entreprise. Cela les aidera à conserver ce dont ils ont besoin et à se débarrasser de l’excédent. 

Lorsqu’il s’agit de déménager un bureau, faire ses valises ne représente que la moitié de la bataille. Le déballage est l’autre moitié . . . et c’est beaucoup plus facile si vous y collez une étiquette ! Veillez à ce que chaque champ soit bien marqué et précisez exactement ce qu’il contient. Comment simplifier les procédures administratives avant le déménagement ? Par exemple, n’ inscrivez pas sur la boîte « Fournitures de bureau », mais « Papier pour imprimante, cartouches d’encre ». Au moment de déballer, vous pouvez facilement trouver ce dont vous avez besoin, même si vous n’avez pas encore ouvert la boîte. Déménagement organisé des bureaux

Bienvenue dans le nouveau bureau

Après avoir configuré tous les employés, vérifiez avec chaque membre de l’équipe que leurs ordinateurs fonctionnent correctement, que leurs postes de travail sont en bon état et qu’ils disposent de tout le matériel de bureau nécessaire. Comment simplifier les procédures administratives avant le déménagement? Vous pouvez également envoyer un e-mail rappelant à tous où se trouvent les consommables afin de réduire le nombre d’e-mails avec le message «Je ne trouve pas les enregistrements de données. » Les déménagements de bureaux sont une excellente occasion pour vous de développer vos compétences en gestion de projet, de vous organiser et de contacter des collaborateurs que vous ne connaissez pas. Essayez d’en tirer le meilleur parti.